学校、幼稚園、住宅などの役員の引継ぎー簡略化アイディア

仕事をラクにするのが自分の仕事

ズルいぐらい幸せになる仕事の作り方やまなかまりこです

役員の引継ぎは次の人がラクになるように!これも「時短」と思っています。

今日は住宅の役員の引き継ぎでした。
年替わりで役員が変わるのは本当は効率的でないのだけど、一番フェアといえばフェア。
ただし、引継ぎが楽になるように
仕事がラクになるように資料を作り直します。

えっ、役員なんてできるだけ楽したいんだから
わざわざそんな手間かけるの?と思う人もいるはず。


ラクさせるのは自分じゃなくて次の人や次の次の人だよってそういう発想です。
自分は多少の手間がかかっても、結果的にそれで少しでもラクになったら
翌年の人は喜ぶでしょう。
自分も質問されたりも少ないのだから楽なはず。
それに、仕事がラクになるということはその役員をやってもいいと思う人が出てきやすくなる。
むしろ大変なものを大変なまま引き継ぐのはナンセンス!

翌年の人をラクさせるアイディア

<こんなことをしてみた>

・用紙などフォーマットを作る
・月別にやることをまとめたものを作成
・使う書類はそれぞれファイルにまとめて、分散させない
・買うものはリストにしてチェックできるようにする
・役員からの連絡は一括でLINEでできるようにグループを作成(ツールはできるだけ多くの人が使っているもので)
・LINEのノートなどにスケジュールなどはまとめて入れる方式(分からない人には教える気で)
・要らない資料や書類はサクッと無くす(引き継がない)
・古い資料は整理し、ザクッと捨てて2年分のみ残す
・自分が引っ越してきた時に知りたかった、分からなかったことも用紙にまとめて入れ込む

ポイント
上記のすべてを前任者や上の人にいちいち聞かずに秘密裏に行う
こういうのは上に聞くとかえって話がややこしくなる。
なぜならその上の人すら1年任期で仕事の全体像が見えていないことが多い。
そのため、必要かどうかなんて判断できないため、
「とりあえず残しておいて」と言われることが多い。
ただし、なんかあった時は自分が責任を追う覚悟で、
どこを無くす、簡略するかはちゃんと現場の判断として自分で考える。

時短にするポイント

・見た目より便利さ
業務の簡略化とスムーズに行うことが目的なので
必要なものをノートやファイルの扉に袋を貼り付けて入れるなど見た目に美しくなくても気にしない。
とにかく、いちいち探さなくていい仕組みにする。

・資料はすべてUSBで原本を渡す
直したりしやすいように渡すときはワードやエクセルなど共有しやすいもので。
ここで使っている人が少ないツールで資料を作ったりしない。
クラウドで管理とかもややこしいので、USBぐらいが限度かなと。
昔はフロッピーとかだったよね。

・時にはアナログでもよい
アナログで管理した方が簡単なものもあるので、
全部をWEBで管理しようなどと思わずに、
場合によってはノートなどでアナログなままにしておく。
大事なのは、便利さや確認のしやすさ。

時には動画で

ある年にPTAでベルマークの回収をやった時がありました。
YOUTUBEで探したら、効率的な仕分けの方法を動画にしてるどっかの学校のPTAがありました。

これからは作業的なものは、
・そもそも無くすのか?→ベルマークとかはほんとびっくりするぐらいの量が必要だからね
・文章でマニュアルんするよりも場合によっては動画か写真による図解で
など引継ぎ方法を考えるといいのかも!

転勤族は役員やりまくり

今は学校は一人に対して一回は役員をやってねと言われることが多いです。
こういう時不利なのは転勤族で、
前の学校でやったのに・・・ということがよくありました。
だから、何気に役員やりまくりなんです。
うちは小学校3校行っているのでね。

ともかく仕事をしていたのであえて長や副をやって
自分のスケジュールに合わせてもらっていたこともあります。
役員なんてメンドクサイ!という声は確かにあるのですが
メンドクサイことをメンドクサクなくしていくのも、仕事の一部であると思っています。

3月は忙しいと分かっていたので引継ぎ資料は引継ぎを受けた時から作り始めていました。
そういうスピード感が自分のその年の仕事も次の人も楽にしていきますね!
ぜひ、役員になっちゃったーっという人はやってみて。

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